Control de juicios: ¿Seguimiento de expedientes en Excel? [+Ejemplos]

La implementación de herramientas digitales especializadas en el control de juicios y expedientes jurídicos ha tenido un incremento vertiginoso en los últimos años. De acuerdo con el reporte ABA TechReport 2022 de la Barra Americana de Abogados, el número de litigantes en solitario que utilizan algún tipo de software para la gestión de asuntos legales pasó de 32% en 2021 a 45% en 2022.

De la misma forma, los despachos de abogados de entre 10-49 miembros incrementaron la adopción de este tipo de software de 22% a 40%; mientras que las firmas legales con más de 100 abogados, la tasa de adopción incrementó muy poco, de 17% a 19%. 

Este incremento puede deberse a las ventajas que obtienen los despachos y firmas legales al incorporar tecnología en sus procesos y que sus colaboradores tengan habilidades en el aprovechamiento de la tecnología.

De acuerdo con el reporte “2022 Future Ready Lawyer Survey: Leading Change” de la organización Wolters Kluwer, el 63% de las firmas legales que son líderes en el uso de la tecnología, reportaron que sus ganancias se incrementaron durante el 2022 mucho más que en cualquier otro año. De hecho, el mismo reporte concluye que las capacidades tecnológicas nuevas y mejoradas de los despachos y firmas legales, están impulsando una mayor resiliencia, mejores relaciones con los clientes y un mayor rendimiento para muchas organizaciones en Europa y los Estados Unidos. Y es muy posible que los mismos beneficios ya se están reflejando en Latinoamérica. 

La importancia de la gestión legal efectiva

Si estás leyendo esto es porque muy seguramente eres un profesional del derecho que está buscando una mejor forma de organizar los juicios que tiene en su cartera. Después de todo, detrás de un gran abogado existe una enorme cantidad de información sobre juicios, partes, documentos, audiencias, convenios, sentencias y demás cosas que, sin una buena organización, pueden traspapelarse y perderse. 

El primer paso para una gestión legal efectiva es comprender la importancia del control de juicios. Este aspecto clave implica monitorear de cerca el progreso de los litigios y tener un registro organizado de todas las actuaciones judiciales. El control de juicios permite una visión clara del estado de cada asunto y ayuda a identificar los pasos que hacen falta para completar los juicios, ya sea presentar alguna promoción, asistir a una audiencia o esperar a ser notificados de una sentencia. 

El control de juicios y el seguimiento de expedientes

El control de juicios y expedientes jurídicos es un proceso en el que se aplican distintas estrategias y técnicas dirigidas a centralizar la administración de los proyectos y casos judiciales, con el fin de mejorar la eficiencia y organización del despacho de abogados.

Para llevar a cabo un control de juicios es necesario tener un seguimiento detallado de cada etapa del proceso judicial. Esto incluye mantener un registro de las fechas clave, los plazos procesales, las audiencias, las presentaciones y la comunicación con diferentes partes del proceso, incluyendo los requerimientos que pueden realizar los juzgados.

Además del control de juicios, es esencial llevar un seguimiento preciso de los expedientes y los plazos procesales. Esto implica mantener actualizada la documentación relacionada con cada caso, como escritos, pruebas y notificaciones. Además, es crucial establecer una comunicación adecuada con los clientes y mantenerlos informados sobre el progreso de sus asuntos. 

Herramientas y consejos para el control de juicios y seguimiento de expedientes

l Hojas de cálculo en Excel

El uso de hojas de cálculo para el control de juicios es una práctica muy frecuente en muchos despachos de abogados. Probablemente, realizar el control de expedientes en Excel sea lo más común, pues se trata de un software bastante popular.

Cuando realizamos un control de causas judiciales en Excel, algo fundamental es comenzar a generar y organizar las categorías que resulten pertinentes para el despacho. Como podemos ver en el ejemplo de plantilla de Excel, en la primera fila se han creado etiquetas como:

• Código (número del expediente)
• Nombre
• Tipo (proyectos, informes, asesorías, defensas, etc.)
• Situación del caso
• Progreso
• Descripción breve del caso
• Fecha de inicio
• Fecha final
• Cliente
• Presupuesto
• Presupuesto aprobado
• Ingresos
• Costes
• Beneficios
• Horas dedicadas al proyecto
• Ratio (Moneda/h)

Las hojas de cálculo ofrecen un enorme repertorio de posibilidades para colocar toda la información que se necesite de cada asunto que se lleve en el despacho. Además, si a eso le agregamos la posibilidad de trabajar de forma colaborativa en tiempo real a través del cómputo en la nube, varios abogados y miembros del despacho pueden cargar y obtener información al mismo tiempo, aunque estén en lugares completamente distintos. E incluso, sí dentro de estos archivos de Excel hay información que se considera que no todos los miembros de una misma firma deben ver, se puede proteger las casillas o las hojas de un documento en Excel con una contraseña, ya sea para evitar que alguien modifique la información o que no tenga acceso a ella. 

Otra recomendación es permitir que los miembros autorizados de la firma tengan acceso a este archivo desde alguna carpeta o plataforma compartida. Además, es vital generar un sistema de etiquetas que todo el equipo conozca y utilice al momento de registrar la data.

Es importante tomar en cuenta que si bien existen plantillas de Excel para abogados disponibles en la web, la mayor parte del registro y administración de los procesos judiciales debe hacerse manual, lo cual requiere invertir una cantidad de tiempo valiosa en este tipo de tareas.

Asimismo, para automatizar cálculos, crear filtros y demás operaciones se debe tener un adecuado dominio de este software, de lo contrario los profesionales serán propensos a generar datos erróneos dentro de los procesos.

Por último, a diferencia de otros sistemas de seguimiento más intuitivos, las hojas de cálculo son susceptibles a desajustes, por lo que reorganizar la información puede tomar más tiempo del necesario, convirtiéndose en una herramienta poco favorable para la optimización del trabajo de los abogados.

Software de gestión legal

Ahora, como ejemplo de sistema de gestión judicial tomemos el caso de CaseTracking, una de las plataformas SaaS (Software como servicio) más utilizadas en Latinoamérica, que facilita la centralización y automatización en el control y consulta de expedientes judiciales online.

La principal característica de este sistema es que se sincroniza automáticamente con los portales de servicios en línea de distintos poderes judiciales. Entre otros portales incluye:

• Suprema Corte de Justicia de la Nación (México)
• Consejo de la Judicatura Federal (México)
• Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje (México)
• Consejo de la Judicatura de Ecuador

• Poder Judicial del Perú
• Poder Judicial de Chile
• Poder judicial de Uruguay
• Poder Judicial de Colombia

De modo que el abogado puede consultar, gestionar y seguir toda la información relacionada con sus procesos y juicios de interés, de manera online, centralizada y en tiempo real.

En este sentido, para realizar el control de juicios y seguimiento de expedientes con CasteTracking, el profesional debe seguir los siguientes pasos:

1. Agregar los expedientes y procesos a seguir directamente desde la web del poder judicial del país donde se encuentra el abogado.
2. Una vez sincronizado, la plataforma obtendrá todos los datos correspondientes al expediente de forma automática (Etapa del proceso, número del expediente, sumilla, juzgado encargado, etc.).
3. En caso de que el sistema no tenga acceso virtual a los entes judiciales correspondientes, la información y datos deben ser agregados manualmente.
4. Es posible buscar y filtrar los expedientes que se quieren consultar de forma intuitiva y rápida.

Una característica favorable de este tipo de tecnologías para abogados es que facilita la asignación de tareas y flujos de trabajo para el control de juicios en equipo, a través de la creación de perfiles para socios, abogados e incluso clientes, brindando canales continuos de comunicación, así como también permitiendo establecer plazos a corto, mediano y largo plazo en la planificación de eventos, audiencias y tareas.

Consejos para tener un control de juicios adecuado

Además de las herramientas y los beneficios mencionados, es importante destacar algunas mejores prácticas para garantizar un control de juicios efectivo y un seguimiento adecuado de expedientes:

• Establecer un sistema de organización: Utilizar una estructura clara y consistente para organizar la documentación de los casos, como nombres de archivos coherentes, etiquetas y carpetas específicas. Esto facilitará la búsqueda y recuperación de información cuando sea necesario.
• Mantener la información actualizada: Es fundamental mantener actualizados los expedientes y registros de juicios, en la medida en que se produzcan cambios en los mismos como nuevas fechas límite o actualizaciones en la documentación. 
• Automatizar recordatorios y alertas: Las herramientas tecnológicas te permiten establecer recordatorios y alertas para plazos, audiencias y tareas pendientes. Esto ayuda a evitar retrasos y asegurar que todas las acciones necesarias se realicen en el momento adecuado.
• Comunicación efectiva con el equipo: Los equipos legales involucrados en un asunto en específico deben estar al tanto de los plazos. Por ello es muy importante mantener a todos informados sobre estos períodos de tiempo, eventos y cambios relevantes.
• Capacitación y actualización: Los equipos legales deben estar familiarizados con las herramientas utilizadas para el control de juicios y seguimiento de expedientes. Es importante brindar capacitación regular para asegurar que todos comprendan cómo utilizar eficientemente las herramientas y seguir los procedimientos establecidos.

Beneficios de llevar el control de juicios y seguimiento de expedientes

El control de juicios y el seguimiento de expedientes ofrecen una serie de ventajas significativas, tanto para los despachos de abogados, como para sus clientes. Un despacho de abogados que implementa un sólido control de juicios y seguimiento de expedientes se beneficia de un mayor orden y eficiencia en su gestión.

El registro estructurado de los casos y la información actualizada facilitan la identificación de los pasos a seguir, evitando retrasos y confusiones. Esto mejora la productividad del equipo y permite una asignación adecuada de recursos.

También tiene un impacto directo en el éxito de un asunto legal. La capacidad de realizar un seguimiento riguroso de los plazos y las acciones requeridas en cada etapa del proceso asegura que se cumplan las obligaciones procesales. Si bien esto no aumenta directamente las posibilidades de obtener resultados favorables, sí elimina el riesgo que existe de perder un asunto por no actuar en tiempo y forma, además de que refuerza la confianza de los clientes en el despacho.

El seguimiento de los plazos procesales es esencial para evitar que se venzan los plazos y garantizar que se tomen las medidas adecuadas en el momento oportuno. Un control de juicios adecuado permite establecer recordatorios para las fechas límite, notificaciones de audiencias y presentaciones de documentos. Además, la comunicación efectiva con los clientes, proporcionándoles actualizaciones periódicas y manteniéndolos informados sobre el progreso de sus casos, fortalece la relación y la satisfacción del cliente.

Por último, cabe destacar la posibilidad de supervisar el avance de los abogados respecto a los procesos asignados y además, obtener reportes avanzados sobre la actividad del equipo así como también, acerca del presupuesto y rentabilidad de cada proceso judicial.

De esta forma, los despachos de abogados pueden realizar un control de juicios y de expedientes judiciales optimizado, reduciendo la cantidad de horas que los profesionales dedican a los aspectos técnicos y enfocándose en mejorar la calidad de su labor. Sin mencionar, la posibilidad de bajar costos mediante la identificación de ineficiencias en el desempeño del equipo y de la actividad contable.

Preguntas frecuentes sobre control de juicios

Este artículo fue creado el 17 de diciembre de 2021 y actualizado el 20 de junio de 2023