Control de juicios: ¿Seguimiento de expedientes en Excel? [+Ejemplos]

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La implementación de herramientas digitales especializadas en el control de juicios, así como para el control de expedientes jurídicos ha tenido un incremento lento en los últimos años.

Según datos obtenidos por el ABA TechReport 2021, un 90% de las firmas legales tiene acceso a un software de hoja de cálculo y de este porcentaje, un 63% afirma que realmente lo aplica con propósitos legales. Mientras qué, sólo un 33% tiene acceso a software de práctica especializada. 

Control de juicios

Esto revela una brecha significativa entre el uso de herramientas estandarizadas y aquellas especializadas en el control y gestión judicial, representando una ventaja para los despachos que hacen uso de herramientas de legaltech, ya que pueden gestionar mejor los procesos judiciales.

Con esto en mente, te presentaremos ejemplos de cómo realizar el control de expedientes en Excel y en software especializado. De esta manera, saber cuál responde mejor a la dinámica de tu firma, a fin de impulsar los niveles de productividad y rentabilidad frente al mercado legal.

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¿Qué es el control de juicios y expedientes?

Control de juicios control de expedientes en excel

El control de juicios y expedientes jurídicos es un proceso en el cual se aplican distintas estrategias y técnicas dirigidas a centralizar la administración de los proyectos y casos judiciales, con el fin de mejorar la eficiencia y organización del despacho de abogados.

En la actualidad, el control de expedientes y causas judiciales implica el uso de herramientas digitales con el propósito de agilizar la organización y supervisión de los juicios y demás procesos legales. De hecho, según el Legal Trends Report 2020, un 85% de los abogados utilizan software para administrar su práctica.

A continuación, veamos dos ejemplos de software para el control de juicios. En primer lugar, el control de expedientes jurídicos en Excel.  Y en segundo lugar, el seguimiento y control de juicios en un software especializado para abogados como CaseTracking.

Planilla de control de expedientes jurídicos en Excel

Como hemos visto, el uso de hojas de cálculo para el control de juicios es una práctica muy frecuente. Probablemente, realizar el control de expedientes en Excel sea lo más común, pues se trata de un software bastante popular.

Control de juicios consejo de judicatura

Cuando realizamos un control de causas judiciales en Excel, algo fundamental es comenzar a generar y organizar las categorías que resulten pertinentes para nuestro despacho. Como podemos ver en el ejemplo de plantilla de Excel, en la primera fila se han creado etiquetas como:

  • Código (número del expediente)
  • Nombre
  • Tipo (proyectos, informes, asesorías, defensas, etc.)
  • Situación del caso
  • Progreso
  • Descripción breve del caso
  • Fecha de inicio
  • Fecha final
  • Cliente
  • Presupuesto
  • Presupuesto aprobado
  • Ingresos
  • Costes
  • Beneficios
  • Horas dedicadas al proyecto
  • Ratio (Moneda/h)

Pueden existir tantas columnas como se considere necesario; sin embargo lo recomendable es que detalles respecto al cliente, el registro de contabilidad, detalles de los abogados, jueces, etc. se gestionen en hojas de cálculo diferentes.

Otra recomendación es permitir que los miembros autorizados de la firma tengan acceso a este archivo desde alguna carpeta o plataforma compartida. Además, es vital generar un sistema de etiquetas que todo el equipo conozca y utilice al momento de registrar la data.

Es importante tomar en cuenta que si bien existen plantillas de Excel para abogados disponibles en la web, la mayor parte del registro y administración de los procesos judiciales debe hacerse manual, lo cual requiere invertir una cantidad de tiempo valiosa en este tipo de tareas.

Asimismo, para automatizar cálculos, crear filtros y demás operaciones se debe tener un adecuado dominio de este software, de lo contrario los profesionales serán propensos a generar datos erróneos dentro de los procesos.

Por último, a diferencia de otros sistemas de seguimiento más intuitivos las hojas de cálculo son susceptibles a desajustes, por lo que reorganizar la información puede tomar más tiempo del necesario convirtiéndose en una herramienta poco favorable para la optimización del trabajo de los abogados.

Programa CaseTracking para el control de juicios y expedientes jurídicos

Ahora, como ejemplo de sistema de gestión judicial tomemos en caso de CaseTracking uno de las plataformas SaaS (Software como servicio), más utilizadas en Latinoamérica, el cual facilita la centralización y automatización en el control y consulta de expedientes judiciales online.

Control de juicios plantilla de Excel para abogados

La principal característica de este sistema es que se sincroniza automáticamente con los portales de servicios en línea de poderes judiciales de la República de México,  entre estos la Suprema Corte de Justicia de la Nación, el Consejo de la Judicatura Federal y el Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje.  Entre otros portales incluye:

De modo que, el abogado puede consultar, gestionar y seguir toda la información relacionada con sus procesos y juicios de interés, de manera online, centralizada y en tiempo real.

En este sentido, para realizar el control de juicios y seguimiento de expedientes con CasteTracking, el profesional debe seguir los siguientes pasos:

  1. Agregar los expedientes y procesos a seguir directamente desde la web del poder judicial del país donde se encuentra el abogado.
  2. Una vez sincronizado, la plataforma obtendrá todos los datos correspondientes al expediente de forma automática (Etapa del proceso, número del expediente, sumilla, juzgado encargado, etc.).
  3. En caso de que el sistema no tenga acceso virtual a los entes judiciales correspondientes, la información y datos deben ser agregados manualmente.
  4. Es posible buscar y filtrar los expedientes que se quieren consultar de forma intuitiva y rápida.

Una característica favorable de este tipo de tecnologías para abogados es que facilita la asignación de tareas y flujos de trabajo para el control de juicios en equipo, a través de la creación de perfiles para socios, abogados e incluso clientes, brindando canales continuos de comunicación, así como también permitiendo establecer plazos a corto, mediano y largo plazo en la planificación de eventos, audiencias y tareas.

Por último, cabe destacar la posibilidad de supervisar el avance de los abogados respecto a los procesos asignados y además, obtener reportes avanzados sobre la actividad del equipo así como también, acerca del presupuesto y rentabilidad de cada proceso judicial.

De esta forma, las firmas pueden realizar un control de juicios y de expedientes judiciales optimizado, reduciendo la cantidad de horas que los profesionales dedican a los aspectos técnicos y enfocándose en mejorar la calidad de su labor. Sin mencionar, la posibilidad de bajar costos mediante la identificación de ineficiencias en el desempeño del equipo y de la actividad contable.

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