Cómo la Gerencia Legal de Gasco automatizó el seguimiento y control de juicios con estudios externos con CaseTracking

En este caso de éxito, exploramos cómo la Gerencia Legal de Empresas Gasco logró ganar tiempo valioso para dedicarse a tareas de mayor valor agregado gracias a la automatización a través de CaseTracking en el seguimiento y control de causas judiciales tramitadas por estudios jurídicos externos. Como resultado, fortaleció la relación con sus proveedores legales y logró una gestión de riesgo judicial más efectiva y estratégica

Resumen de la compañía

Empresas GASCO S.A., con más de 165 años de historia, se erige como la principal entidad chilena en soluciones energéticas. Su modelo de negocio abarca el aprovisionamiento, logística y comercialización de gas, consolidándose como líder en el ámbito energético. Con una plantilla de 1.176 trabajadores, la compañía ha sido reconocida en 2002, entre las “Mejores Empresas Chilenas”, destacando su excelencia en estrategia, innovación, cultura corporativa, compromiso, gobierno corporativo y finanzas.

Desafío

La gerencia legal de Gasco, compuesta por cuatro integrantes, se encontraba en medio de un proceso de reestructuración interna. Su objetivo era automatizar tareas de bajo valor agregado para así enfocarse en temas estratégicos. Sin embargo, la gestión manual de causas judiciales a través de hojas de cálculo y la coordinación con abogados externos demostraban ser ineficientes para mantener un adecuado control de los movimientos de las causas y los plazos. Dada esta situación, se hacía imperativo encontrar una solución que no solo optimizara estas labores, sino que también centralizara la información de manera efectiva.

Solución

Gasco decidió implementar CaseTracking, software de seguimiento y gestión de procesos judiciales y administrativos. La plataforma ofrece herramientas para el monitoreo automatizado de causas, notificaciones y coordinación con abogados externos. La centralización de datos y la automatización de tareas manuales se convirtieron en la estrategia clave para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo legal.

Beneficios y Resultados

La adopción de CaseTracking resultó en una serie de beneficios concretos:

• Ahorro de Tiempo y Eficiencia: Gracias a las notificaciones diarias por correo electrónico y al monitoreo automatizado, el equipo legal pudo identificar rápidamente movimientos relevantes en las causas. Esto contribuyó a una mejor organización de las partes involucradas en audiencias y/o presentación de pruebas. Además, se eliminaron sistemas manuales de control que dificultaban la sistematización de la información.
• Control de Abogados Externos: La plataforma automatizó la gestión de causas, actuando como una doble verificación de los movimientos legales.
• Acceso Instantáneo a Información: CaseTracking brindó acceso inmediato a información detallada de cualquier causa, eliminando la necesidad de requerir informes de estudios externos.
• Garantía de Cumplimiento de Plazos: La plataforma aseguró el cumplimiento puntual de plazos y fechas críticas, reduciendo riesgos legales y financieros.
• Gestión Centralizada de Riesgos: CaseTracking centralizó movimientos e información de procesos judiciales y administrativos, brindando mayor control y visibilidad sobre todos los procedimientos.
• Notificaciones Tempranas: Facilitó la detección temprana de demandas, al recibir notificaciones al momento de su ingreso, en lugar de depender de informes de estudios externos o notificaciones físicas.
• Identificación de Demandas Solidarias: Posibilitó la rápida identificación de demandas solidarias.
• Informes y Cumplimiento Regulatorio Simplificados: La plataforma simplificó la generación de informes descargables con un solo clic, acelerando el cumplimiento de requisitos de información y reportes, tanto para el ente regulador como para distintas áreas de la empresa.La plataforma brinda un control automatizado de la gestión de causas, funcionando como una doble verificación de los movimientos.

Resumen

La implementación de CaseTracking permitió a la Gerencia Legal de Gasco superar los desafíos de la gestión manual de causas judiciales. La automatización, notificaciones tempranas y coordinación mejoraron la eficiencia y la calidad del trabajo legal, generando ahorros de tiempo y costos, así como una mayor confiabilidad en la gestión de plazos. La colaboración entre equipos internos y externos se fortaleció, y Gasco logró una gestión de riesgo judicial más efectiva y estratégica.